مقدمة:
تعتبر إدارة الفعاليات والمؤتمرات البيئة الحاضنة لكل من يتمتع بفكر إبداعي وقدرة على الابتكار والتنظيم والتخطيط ومراعاة التفاصيل الدقيقة التي تصنع فارقا كبيرا في صناعة الحدث.
لقد تم تصميم دورة إدارة الفعاليات والمؤتمرات وفقا لمنهجية علمية متقدمة، تدمج بين الجانب النظري والعملي، بصورة تلبي احتياجات المهتمين أو العاملين في مجال إدارة الفعاليات، هذا المجال المهم الذي شهد نموا سريعا خلال السنوات القليلة الماضية.
تركز هذه الدورة على الاحترافية والابداع في الإدارة الاستراتيجية للفعاليات والمؤتمرات ، وعلى كيفية إخراج فعاليات مؤسسية من شأنها إحداث تأثير استراتيجي يخدم السمعة. يُغطّي هذا البرنامج إدارة الفعاليات انطلاقاً من الاستراتيجية والمفهوم الإبداعي إلى مرحلة التنفيذ. ستتعلّم الأساليب العملية والمهنية التي ستُساعدك على التخطيط للفعاليات الكبرى وتنفيذها وإدارتها والإشراف عليها بمنتهى السلاسة. تشمل المواضيع ايضا حلّ المشاكل المفاجئة والتعامل مع الإعلام وتسهيل الإجراءات وإدارة كبار الشخصيات.
أهداف الدورة:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:
التعرف على أنواع الفعاليات والمؤتمرات لتنفيذ خطة أكثر فعالية
تنظيم وتقييم وتحفيز مختلف اللجان المعنية في إدارة الفعاليات والمؤتمرات
تشجيع الفعاليات والمؤتمرات من خلال التخطيط ووضع خطة ترويجية خطوة بخطوة
شرح الوظائف المختلفة لإدارة الفعاليات والمؤتمرات
إعداد ومراقبة الجوانب المالية للمؤتمر
تخطيط وتنظيم الأنواع المختلفة من المعارض
دراسة جميع الأنشطة لتقييمها ومتابعة الفعاليات
تطبيق أحدث المفاهيم و الإستراتيجيات في مجال تنظيم و إدارة الفعاليات و المؤتمرات و المعارض
التصميم الإبداعي للحدث، عرض الحدث والتكنولوجيا.
المنهجية:
تستخدم هذه الدورة مزيجاً من تقنيات التدريب التفاعلية ومختلف الأدوات التعليمية لتمكين المشاركين من العمل بفعالية وكفاءة في بيئة متعددة الأطراف. وتعتمد هذه الدورة على أربع ركائز تعليمية: تعلم المفاهيم (المحاضرات والعروض التقديمية) وتمارين لعب الأدوار (التدريبات الجماعية) ومشاركة الخبرات (مناقشات الطاولة المستديرة) والتعرض لمشاكل العالم الحقيقي التي يواجهها المشاركون.
الفئات المستهدفة:
المدراء والمشرفون المشاركون في تخطيط أو إدارة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات، بالإضافة إلى مدراء وموظفي العلاقات العامة.
محتوى البرنامج:
التخطيط للفعاليات والمؤتمرات:
تعريف الفعاليات والمؤتمرات
أنواع الفعاليات والمؤتمرات
الهدف من المؤتمر
الأهمية والمفاهيم
وضع أهداف ذكية
إعداد خطة الفعالية مع النشاطات والبرامج المفصّلة
اختيار المكان والاتفاق على موقع الفعالية والمؤتمر
تنظيم الفعالية أو المؤتمر:
تحديد الموارد البشرية لادارة الفعالية أو المؤتمر
تشكيل مختلف اللجان المتخصصة
تدريب/ تحفيز الفرق التي تتولى إدارة الفعالية أو المؤتمر
الترويج للفعاليات والمؤتمر:
التسويق للفعاليات والمؤتمرات
العناصر التي تجذب المشاركين للفعالية
الترويج والدعاية للفعاليات والمؤتمرات
الخطوات المطلوبة لترويج وتسويق الفعالية أو المؤتمر
وضع خطة لترويج الفعاليات والمؤتمرات
اسس تخطيط وتنفيذ المؤتمرات والفعاليات:
التعريف بمفهوم المؤتمر\ الفعالية
أهمية المؤتمر\ الفعالية
اسس اعداد المؤتمرات و الندوات
مراحل تنظيم المؤتمر (المخطط العام)
تنظيم وتوصيف عمل لجان المؤتمر\ الفعالية
تشكيل اللجان(اللجنة التحضيرية-اللجان الفرعية (التنفيذية)
مهام اللجان الاعلامية- المالية
تحضير الدعواتوالمطبوعات
التغلب علي صعوبات ومشاكل تنظيم المؤتمر \ الفعالية:
متطلبات تنظيم المؤتمرات والفعاليات
أسس تنظيم المؤتمرات والفعاليات
مواصفات العاملين في تنظيم المؤتمر\ الفعالية
صعوبات ومشاكل تنظيم المؤتمر\ الفعالية
متطلبات تنظيم المؤتمرات والفعاليات
أسس تقييم تنظيم المؤتمرات والفعاليات
الخطة السنوية لتنظيم المناسبات
محتويات المطبوعات ومواصفاتها الفنية
متابعة وتقييم نشاطات المؤتمر والفعالية:
مراقبة نشاطات المؤتمر أو الفعالية
الأهداف الذكية
العوامل الرئيسية في التقييم
فوائد المتابعة
لجنة التنسيق والمتابعة
المتابعة والتقييم
ما هي خطوات تجهيز المعرض؟
ما هو المعرض ولماذا ننظمه أو نشارك فيه ؟
التخطيط و التنظيم الفعال للمعرض
الفوائد التي تجنيها المنظمة من المعرض
كيف تنظم و تشرف و تقيم المعرض الذي تنظمه ؟
تعيين منسق للمعرض مسئول عن التخطيط والاشتراك
تحديد أهداف المعرض
وضع ميزانية و الرقابة على التكاليف، الحجز، تصميم وبناء المعرض
تقديم تقييم قبل المعرض عن المشاركة
إرسال الدعوات الشخصية