مقدمة:
تهدف هذه الدورة العملية مهارات الإدارة المكتبية المتقدمة والإدارة الفعالة الى تعريف المشاركين بالجوانب التنظيمية والقيادية والمهارات الإبداعية للأعمال المكتبية الحديثة، من خلال هذه الدورة ستكتشف طرق تعزز ثقتك وقدرتك على المهنية الإدارية الاستثنائية، مما يسمح لك أن تصبح شريكاً حقيقيا ضمن فريق التنفيذيين. وستتعلّم وتمارس استراتيجيات الذكاء العاطفي التي يمكنك تطبيقها فوراً في مكان العمل ، بالإضافة إلى المشاركة في مناقشات متعمقة حول أهمية بناء النظم ووجود منهجية تفكير منظم تؤدي إلى إنشاء عدة أنظمة في مكان العمل، وكيفية صياغة أهداف واضحة وتخطيط الطريقة الأكثر إنتاجية، وتقييم قائمة طويلة من المهام والأنشطة وتحديد أولوياتها وجدولتها في مقابل المواعيد النهائية. كما تشمل هذه الدورة طريقة التعامل المهني مع الزوار والعملاء الداخليين والخارجيين تجعل قسمك ومؤسستك أكثر ودية مع العملاء ، وأخيراً تطوّر هذه الدورة خطط العمل التي من شأنها أن تعزز صورتك المهنية وصورة قسمك لدى المؤسسة.
أهداف الدورة:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:
معرفة المنهجيات والممارسات الحديثة للعمل المكتبي والإدارة المكتبية
الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسية لمديري المكاتب والوسائل الكفيلة للتميز
التزود بمهارات التخطيط والتنظيم في الإدارة المكتبية المتقدمة
صقل المهارات والقدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية
استغلال مفاهيم واستراتيجيات الاتصالات الحديثة لتسهيل تدفق العمل
استعمال الوظائف الأساسية للإدارة لبناء وصيانة أنظمة التنظيم المختلفة التي تؤدي لزيادة الإنتاج
تنفيذ استراتيجيات التواصل اللفظي والكتابي اللازمة لتنفيذ المسؤوليات بطريقة فعالة
وضع سلوك للخدمة يهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين
ذكر الأسباب الرئيسية لضغط العمل والتقنيات اللازمة للتحكم بها
تطبيق تقنيات إدارة الوقت اللازمة لتحسين الإنتاجية في المكتب
تنظيم الاجتماعات بفعّالية
الجمع بين مفاهيم الكفاءة والفعالية لزيادة الإنتاجية
استخدام تقنيات الكتابة في الاتصالات الداخلية والخارجية
الفئات المستهدفة:
الإداريون، المساعدون الإداريون، المساعدون التنفيذيون، والمساعدون الشخصيون، مدراء المكاتب، السكرتارية التنفيذية والذين يطمحون لشغل هذا المنصب مستقبلاً، كبار الإداريون والمشرفون على موظفي المستوى الأول.
المنهجية:
تستخدم هذه الدورة مجموعة من التمارين الفردية والجماعية التفاعلية وتمارين لعب الأدوار والمناقشات . بالإضافة إلى مناقشات المجموعة لتبادل خبرات العمل والتي تعد عنصراً مهماً من عملية التعلم . ويتم تقديم المهارات اللازمة خلال هذه الدورة على فترات منتظمة لتسهيل ومساعدة المشاركين على تذكرها . وتستخدم أيضاً هذه الدورة العديد من التقييمات الذاتية لتحديد نقاط القوة والتحسينات وكذلك خطط العمل لضمان التنفيذ العملي لأهداف التعلم.
محتوى البرنامج:
دور مدير المكتب / المساعد التنفيذي: نظرة عامة:
تحديد القضايا والتحديات المشتركة
تحديد الأهداف الشخصية
ما الذي يجعلك لا غنى عنه؟
الدعم الاستباقي مقابل الدعم السلبي
تحديد الأهداف وتحقيقها:
مهارات التخطيط
نهج إدارة المشاريع لموظفي الدعم
إدارة الوقت
استراتيجيات إدارة التغيير
تحديد نقاط الضغط والتعامل معها
تنفيذ خطط العمل
إدارة الموارد والفريق:
تخصيص الموارد البشرية للمهام والمشاريع
مراقبة أداء الفريق والذات
تقييمات الفريق ومراجعاته
تضمين عضو جديد في الفريق بفعالية
إدارة قضايا الفريق
تقنيات التدريب
المسائل التأديبية
نهج وتقنيات تحديد الأولويات
الاتصالات:
تحسين الاتصالات داخل فريق قائم
مهارات الفم والاستماع
تقديم التقارير إلى الإدارة
مهارات وتقنيات التفاوض
إدارة الأشخاص الصعبين
مقارنة الاتصالات الهاتفية / وجها لوجه / المكتوبة وفعاليتها وملاءمتها للمواقف المختلفة
العمل لدى رؤساء متعددين:
نصائح جدولة بسيطة للتعامل مع التقويمات والمواعيد المتعددة
تقنيات رائعة لمساعدة رؤسائك على فهم متطلبات وقتك - وحملهم على تحديد أولويات المشاريع
معالجة الرسائل المختلطة ... ما يجب القيام به عندما تتعارض توجيهات رؤسائك
حل المشاكل العملية:
كيفية التعرف على أزمة تلوح في الأفق - قبل أن يحدث فعلا
تقنيات بسيطة لحل المشاكل يمكنك تطبيقها على أي حالة
النهج الذي يركز على الحل - كيفية تقديم الأفكار بفعالية إلى رئيسك في العمل
كيف تقول "لا" دون الشعور بالذنب!
متى وكيف- لطلب المساعدة عندما تحتاج إلى المزيد من الموارد
الاجتماعات والفعاليات:
نصائح إعداد الاجتماع التي ستساعدك على تنظيم كل شيء من الغرفة إلى التقارير
تقنيات تخطيط الأحداث لجعل الحدث الخاص بك الشركات المقبل تنفجر دون عقبة
الاتزان والاحتراف:
الاستماع النشط: أهم تقنية اتصال يمكن أن تتعلمها على الإطلاق
فهم لغة الجسد — وما تقوله عندما لا تتحدث
استخدام الإشارات اللفظية وغير اللفظية لقيادة الاحترام الذي تستحقه
كيفية إبراز الثقة والمهنية في أي حالة
كيفية الرد مهنيا على الانتقادات دون أن تصبح دفاعية
الحد من الإجهاد:
التعامل مع العديد من الانقطاعات اليومية - طرق إعادة التركيز والعودة إلى العمل
إنقاذ نفسك - كيفية تعيين الحدود عندما يتم إساءة استخدام وقتك
تقنيات سهلة لتخفيف التوتر في مكتبك يمكنك القيام بها في أي وقت
الإدارة المكتبية (ورشة عمل):
ممارسة سيناريو محاكاة ليوم نموذجي يتضمن قضايا وتقنيات
تحديد النهج والأسلوب الذي يناسبك كفرد
تقديم التقارير إلى الإدارة وتقنيات العرض والتفاوض