الأساليب والتقنيات في التنسيق والمتابعة الفعالة

مقدمة:

يسعى التنسيق والمتابعة إلى تحقيق الانسجام والترابط والتكامل بين نشاطات وفعاليات المنظمة على المستوى الداخلي؛ وكذلك بين المنظمة والفضاء الخارجي هذا يعني ان التنسيق يشمل المحيطين الخارجي والداخلي وذلك تحقيقا لوحدة الجهود وعدم تبعثرها وتشتتها ، لذا فمن اجل أن يكون التنسيق ذا فاعلية جيدة يجب أن يكون هناك بناء وترابط وتكامل بينه وبين عناصر الإدارة الأخرى وذلك من خلال إيجاد نظام متابعة ورقابة ينقل المعلومات بالوقت المناسب ليحمي المنظمة من الانحراف عن مسارها.

وتتناول الدورة عدداً من الموضوعات التدريبية لتزويد وصقل المهارات والقدرات للمشاركين بالمفاهيم الأساسية في التنسيق وإدارة المهام الإدارية وأهمية متابعتها، وتزويدهم بعدد من المهارات الأساسية في التعامل مع مختلف الوظائف الإدارية، إضافةً إلى عدد من الأدوات التنظيمية التي ستسهم في تنظيم وتنسيق المهام الإدارية، فضلاً عن تمكين المشاركين في إنجاز مهامهم الإدارية بسرعة عالية ومستوى من الجودة والتميّز.

أهداف الدورة:

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• التمييز بين أنواع وأشكال التنسيق الإداري والمتابعة

• الاطلاع على طرق وأساليب التنسيق الإداري

• التعرف على مهام واختصاصات وحدة التنسيق والمتابعة

• التغلب على معوقات التنسيق الإداري والمتابعة

• تطبيق أساليب التنسيق الإداري الفعال فى الواقع العملي وكيفية المتابعة السليمة عن بعد

• كيفية إيجاد التنسيق الخلاق ودعم جودة حياة العمل WLQ والقيم المحورية لها

• اتقان الأساليب والنظم الحديثة في التنسيق الإداري والمتابعة

المنهجية:

تستخدم هذه الدورة وسائل التدريب التفاعلية واامحاكاة والعروض التقديمية ودراسة الحالات العملية والمناقشات الجماعية وورش عمل تطبيقية .

الفئات المستهدفة:

• مدراء ورؤساء ادارة التنسيق والمتابعة

• المنسقون الإداريون

• المساعدون الإداريون

• العاملون في مجال الخدمات الإدارية والتنسيق والمتابعة

• كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته

محتوى البرنامج:

مداخل حديثة فى الابداع الادارى:

• إدارة الجودة الشاملة | TQM

• حلقات الجودة | Quality Circles

• تمكين العاملين | Empowerment

• الإدارة الاستراتيجية | SM

• القياس المقارن بالافضل | BM

• الهندسة الادارية | Reengineering

• بطاقة الأداء المتوازن | B.S.C

• ستة سيجما " SS

• مختبر تطبيقى فى الإبداع الادارى

التنسيق الإداري:

• مزاياه التنسيق الإداري.

• أهداف التنسيق الإداري.

• مبادئ التنسيق الإداري.

• أنواع وأشكال التنسيق الإداري.

• طرق وأساليب التنسيق الإداري.

• مهام واختصاصات وحدة التنسيق والمتابعة.

• معوقات التنسيق الإداري وعلاجها.

• الاساليب التقليدية لحل مشكلات التنسيق

• الاساليب الابتكارية لحل مشكلات التنسيق

التنظيم الإداري:

• أنواع التنظيم الإداري.

• عناصر التنظيم الإداري.

• فوائد وأهمية التنظيم الإداري.

• أشكال الهياكل التنظيمية الإدارية.

• نماذج التنظيم الإداري.

الاتصال الإداري:

• أهمية الاتصال الإداري

• أهداف الاتصال الإداري

• خصائص الاتصال الإداري

• هيكل الاتصال التنظيمي

• أساليب الاتصال الإداري

• شبكات الاتصال الإداري

• معوقات الاتصال الإداري وطرق تحسينها

الرقابة الفعالة:

• تعريف الرقابة

• دور الرقابة

• مستويات الرقابة

• مواصفات وخصائص الرقابة الفعالة

• أنواع الرقابة الإدارية

• خطوات ومراحل العملية الرقابية

المتابعة وقياس النتائج:

• عملية المتابعة

• أنواع المتابعة

• أساليب وطرق المتابعة

• خطوات إجراء عملية التقييم

• الطرق المستخدمة في عملية التقييم

• الفرق بين المتابعة والتقييم

الإبداع الأداري فى التنظيم:

• التنظيمات المبدعة

• نموذج تقييم المنظمات المبدعة

• الثقافة التنظيمية الإبداعية

• إدارة مشروع الأبداع التنظيمى

• متطلبات الابداع التنظيمي

• المتغيرات التنظيمية التى تسهل الإبداع

• مراحل العملية الإبداعية للمنظمة

• أنماط المنظمات حسب الإبداع

• تطور الإهتمام بالإبداع الحقيقي

• العوائق التنظيمية للإبداع

• المناخ التنظيمي والإبداع

إدارة المهام:

• وظائف الإدارة وتأثيرها على المهام

• المهارات اللازمة لإدارة وقيادة المهام

• التعامل مع القيود المهمة

• الغايات والأهداف والمهام -من الأهداف الذكية الى المهام الذكية

• دمج النطاقات وقواعد العمل وخطط الإدارة في تعيين المهام

• إدارة المهام وأصحاب المصلحة

• إدارة المهام والمخاطر

تحديد الأولويات ووضع المواعيد النهائية:

• تقييم حول تعاملنا مع المهام

• الربط ما بين إدارة المهام وبئة العمل

• التخطيط والجدولة والالتزام بالمواعيد

• إدارة المهام ووضع الأولويات

• الإدارة الفعالة للاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمعطلات عن العمل

• اعداد قوائم المهام وإدارة الأولويات

• التعامل مع مضيّعات الوقت والمماطلة والطلبات الملحّة

• المهام والمكننة

• إدارة المهام وضغوطات العمل

التعامل مع الأشخاص أثناء تأدية المهام المحددة بإطار زمني ضيّق:

• المهارات المطلوبة عند طلب المساعدة

• العناصر الأربع الأساسية للتفويض الصحيح

• العمل بفعالية مع الآخرين

• المهارات الشخصية وإنجاز المهام

• تأثير أسلوب العمل على إنجاز المهام

• المرونة والقدرة على تأدية مهام متعددة

• تحسين إنتاجية المهام